Kako zagotoviti sledljivost projektne dokumentacije?
Pri večjih fasadnih projektih nastane na stotine ali celo tisoče dokumentov. Projektne risbe, delavniška dokumentacija, kosovnice, tehnične specifikacije in zapisniki se med projektom večkrat spreminjajo. Brez učinkovitega sistema sledljivosti hitro pride do nejasnosti glede tega, katera različica dokumenta je veljavna.
Sledljivost dokumentacije zagotavlja, da je mogoče za vsak dokument ugotoviti, kdo ga je pripravil, kdaj je bil spremenjen, kdo ga je odobril in katera različica je trenutno v uporabi.
Zakaj je sledljivost pomembna?
Pomanjkljiva sledljivost lahko povzroči:
- uporabo zastarele dokumentacije,
- napačno proizvodnjo,
- neusklajeno montažo,
- težave pri reklamacijah,
- dodatne stroške zaradi ponovne izdelave.
Pri zahtevnih projektih lahko že ena napačna različica povzroči večtedenske zamude.
Katere informacije morajo biti evidentirane?
Vsak dokument naj vsebuje:
- oznako projekta,
- številko dokumenta,
- številko različice,
- datum izdaje,
- avtorja,
- pregledovalca,
- odobritev,
- status dokumenta.
Na ta način je mogoče hitro preveriti veljavnost posameznega dokumenta.
Upravljanje različic
Vsaka sprememba mora ustvariti novo različico dokumenta.
Pomembno je določiti:
- razlog spremembe,
- obseg spremembe,
- datum spremembe,
- odgovorno osebo,
- vpliv na ostalo dokumentacijo.
S tem se ohrani popolna zgodovina razvoja projekta.
Digitalni arhiv
Projektna dokumentacija mora biti shranjena centralno.
Digitalni arhiv omogoča:
- hitro iskanje,
- nadzor dostopa,
- varnostno kopiranje,
- zgodovino sprememb,
- enostavno deljenje dokumentacije.
To bistveno izboljša organizacijo projektnega dela.
Povzetek
Sledljivost projektne dokumentacije ni administrativna obremenitev, temveč pomemben del zagotavljanja kakovosti. Dobro organiziran sistem zmanjšuje možnost napak, izboljšuje sodelovanje med oddelki in omogoča popoln pregled nad razvojem projekta.
Priporočena programska rešitev
Za upravljanje projektne dokumentacije, različic, odobritev in sledljivost sprememb priporočamo CRONOS, ki omogoča centralno upravljanje vseh projektnih podatkov.
Za pripravo projektne in proizvodne dokumentacije priporočamo ATHENA, ki zagotavlja usklajene tehnične podatke skozi celoten projekt.